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服装辅料采购流程
编辑:杭州赋涵服装辅料有限公司   时间:2018-01-17

从事服装辅料采购工作已有三个多年头了,三年多的时间里,由于种种的原因,公司也换了几家,工作的性质却也大抵差不多。由针织T恤衫到泳装到皮草,服装上的辅料大同小异,采购流程都近似,不同的只是供应商换了而已。借中国服装辅料网平台在这里总结一下,按自己的说法,服装辅料采购流程无外乎为接单——排单——下订单——跟单——结束订单的过程。
1.首先接单,这是采购的前提条件。公司业务员(包括外销和内销)依客户定单提供给采购部打样单或者备料单,这相当于接单,而采购部的客户则是公司的业务处。打样单或者备料单上业务应注明相关要求,比如客户订单数量,单件成衣所需物料以耗料,物料品质及工艺,备料完成时间等。采购员如有不明白之处应在打样单或者备料单到采购部的当天及时告知此跟单的业务员。
2.排单。 服装辅料采购员从业务处接到打样单或者备料单,便要开始排单。排单应该可以说是采购计划的第一步,能够把备料单理清楚,既能缩短采购时间,也可减少成本,达到事半功倍的效果。有的时候从业务处来的备料单不是一张两张,而是很多张,这就须在时间上给这些单子进行排期,遵循急单优先的原则,先排货期紧的单子。另外,工艺流程繁杂,供应期长的物料也应先安排采购。同时,如果来的备料单中,多张单都需用同一种物料,要考虑一并采购。比如:备料A单中需用兰色涤纶线20个(4000y/个),备料B单中也要用此种线500个,备料C单中需50个。采购的时候如果依单张备料单去购买,因为数量少供应商未必乐于接单,相反价格或许也会相应抬高云算入了开机费用等;而如果几个单中用线合在一起采购的话,数量上首先就有优势,要求供应商相应地降低些单价,他们大都会同意的,毕竟数量大,降低点单价于他们而言是不会影响利润的,而于公司,则又节省了一笔说大不大说小不小的成本。另外,排单中还要优先考虑到清理仓库的库存物料,减少不必要的重复采购工作。照顾周全一切,做个采购计划。
3.下订单。下订单所指对象是供应商。排好单后便可依照排单时做的采购计划着手备料。服装辅料采购这个动作分为开采和购买。业务处来的打样单中常会有些是之前从未用到过的新物料,这就需要开采,譬如重新开模具,也涉及到开发新的供应商,这里就不细说。主要还是说说大货用料的购买。一般每个公司的采购部在大货完成或者是每年所有打样过的产品都会对之做相关的物料卡存档工作。下定单的时候,可以根据这些现有的资料并对照仓库的库存料来按备料单所需的数量以及时间进行订货。订货的时候选择供应商也是非常重要的。这就需要在下订单前对现有的供应商进行评估,有必要也需要开发更多的新的供应商。选择好的供应商能有助于更好的开展日后的采购工作。而从价格,质量,交货时间方式地点,付款方式,服务质量等多方面比较中选择合适的供应商这是采购人员应具有的能力。本着以最低的价格购买最好质量的理念,选择到合适的供应商后,便可与供应商立《购销合同》也称为下订单。《购销合同》中除了应该写清楚所订物料的规格,数量,颜色,单价(是否含税,国税还是增殖税,几个税点),总金额等外还须注明品质要求,交货时间,交货方式,付款地点以及付款方式另外履行不了和约双方所承担的责任等诸多细节问题。总之,车间大货生产之前,所有的物料都应在供应商处有安排生产,大货生产时务必所有需用的物料都能都入仓库(包装材料纸箱,胶袋可缓些)。
4.跟单,指的是与供应商签订好《购销合同》后,在规定交货时间内,跟踪物料的生产进展情况。有的供应商善于“蘑菇”,接到定单后因生产旺季或者其他原因,迟迟不给我们的单派上生产线,这时我们要做的是敢怒敢言,直接找供应商负责人,要求按期生产,不然则有必要换供应商。(这种情况大都在采购作业中会有碰到,所以这就要求先前公司找供应商不局限与一家,毕竟东边不亮西边亮,找多家供应商与公司有益无害,也可给供应商造成竞争的压力)供应商有安排物料生产的过程中,有必要去到供应商生产车间,紧订质量。跟单这一环节中,如果保证了大货物料的质量,可避免不少公司日后大货生产中可能会出现的一些问题如因物料的质量不过关而换物料,耽误时间进而延误出货时间等。所以跟单中既要要求供应商时间上能按时,也更要要求供应商质量上一定不要出差错。
5.结束订单。大货所需物料回到仓库,服装辅料采购应协同进料检验QC进行全部产品的验货工作,并在备料单上做好相关记录,待所有料都OK才算此订单结束。另外采购还要做的是在每次打样单完成后做好相关物料卡,以便日后大货的有序进行,同样的,在大货备料单完成后做相关的物料卡存档工作,以便日后翻单。 以上仅为自己在平时采购的相关流程,也可能还有许多未能考虑到的细节。采购作业中很可能会出现这样的或者那样的问题,这也就需要采购人员具备足够的灵活通变能力以及跟供应商的沟通谈判能力,当然与其他各相关部门的配合也是很重要的,服装辅料采购只是公司生产运作中的一个环节,要保证大货的正常有序生产,各个部门的协调一致才是最关键的,因为团结就是力量!

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